現代人不但每天要看數十封，甚至數百封的e-mail，回覆e-mail也要花上不少時間，因此，很多人會用一些頭字語或是字首簡寫（Acronyms）、單字縮寫（abbreviation），以加快寫e-mail的速度。
事實上，常用且廣為大家接受的頭字語並不多，最簡單的FYI（For your information）、ASAP（As soon as possible）等等，是大家比較常看到的，但是，如果你只認識這幾個，當你在看e-mail時，可能就會遭遇一些阻礙。
舉個例子，有一次有位新加坡同事寫e-mail給我的部屬：We would like to have a TCC with you early next week. Could you advise your availability? 結果我的部屬看不懂什麼是「TCC」，就回信問對方：What is TCC?
其實，TCC就是Teleconference call，中文就是電話會議，純粹是透過電話，只有聲音沒有影像。如果是藉由電腦或視訊設備，則稱為Video conference call。不過，我倒還沒看過有人用「VCC」，也許將來視訊會議愈來愈普遍，這樣的頭字語用法可能就會開始出現。
看懂頭字語、MSN簡寫
我自己也曾收到老外老闆寫的e-mail，信裡的頭字語是我看不懂的。第一次是老闆寫到：Kevin, can you do this by COB tomorrow please?但我根本沒聽過COB，查字典查不到，上英文課問英文老師，老師也沒看過，後來詢問較資深的同事才得到答案。
原來COB的意思就是「Close of business」，中文可翻譯成上班結束或下班時，這是英國人的用法，難怪連美國籍的英文老師也不知道這是什麼意思，因為美國人若想表達同樣的意思，會用「the end of day」。
還有一次，我老闆寫到：May I please have the ETA and proposed action plan in our next 1:1（one-on-one）meeting？老闆要求我給他ETA，但ETA是什麼意思呢？我上網查了一下，才知道原來這是Estimated time of arrival的頭字語，原意是貨物預計到達的時間，衍生為工作或計畫預計完成的時間。這些頭字語說穿了就不值錢，但若沒看過，還真的很難猜出它的涵義。
運用頭字語或縮寫於e-mail，必須有所節制，若出現太多，有時會讓人覺得不夠尊重、不太禮貌，尤其是Thanks或Regards這些字，若不是很熟的同事或朋友，儘量不要用縮寫。此外，不要自創或使用很冷門的頭字語，因為若不是一般人常用的，對方也看不懂，就無法達到溝通的目的。此外，英文有一些縮寫是來自拉丁文，卻廣泛在英文中使用。
除了e-mail，MSN或Yahoo!即時通也漸漸成為大家常用的溝通方式。由於這類溝通工具更講求效率，因此，用字遣詞就更簡單，常會大量使用簡寫。不過，這類簡寫日新月異，只要有新創造出來的簡寫，被大家廣泛使用，就可以成為一個通用的簡寫。
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